Software per la fatturazione elettronica: cosa occorre sapere

Un software per la fatturazione elettronica serve a gestire digitalmente l’invio e la ricezione delle fatture e ottimizzare i processi ad esse collegati.

Dal primo gennaio 2019 è in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati (B2B).

Imprese e professionisti dovranno passare da un sistema consolidato come finora l’abbiamo conosciuto al nuovo metodo di fatturazione elettronica (e-fattura) attuando un cambiamento radicale, finalizzato non solo alla lotta all’evasione fiscale, ma anche alla semplificazione dei processi aziendali.

La gestione elettronica delle fatture, come quella già in uso verso la Pubblica Amministrazione, dal 1/1/2019 è obbligatoria anche tra privati (B2B): in questo articolo vedremo quali vantaggi possono dare l’impiego di sistemi professionali e cosa li differenziano dai programmi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o di altre software house indipendenti.

Dotarsi di strumenti professionali (software e centri servizi specifici) garantiscono ciò che va oltre la semplice trasformazione di un documento fattura in formato XML: il software ed i centri servizi sono integrati con i gestionali aziendali, permettendo così di automatizzare l’iter della fatturazione e della gestione del ciclo attivo e passivo.

Ma perché pagare un software quando l’Agenzia delle Entrate ne mette a disposizione uno gratuito e accessibile a chiunque?

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per le fatture elettroniche, che si occupa di tutto il processo di creazione, trasmissione e conservazione delle stesse. Occorre però fare i conti con alcune limitazioni. Ne cito due:

Il software dell’Agenzia delle Entrate è adatto per realtà molto piccole, come artigiani, piccoli imprenditori o micro imprese, che inviano o ricevono poche fatture giornalmente.
Alcuni limiti sono:
– manualità delle operazioni;
– mancanza di sistemi di ricerca avanzati;
– impossibilità di conservare allegati più grandi di 5 MB o formati diversi dall’XML;
– difficoltà o impossibilità di integrazione del programma con altri gestionali.

Questo implica un problema di ottimizzazione dei processi per le imprese più organizzate, che dovranno impiegare tempo per la gestione di attività noiose e improduttive che con software e servizi professionali possono essere svolte in modo automatico. Ma la cosa più grave è che

In caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, sia la controparte stessa a conservare digitalmente tutta la documentazione fiscale oggetto della controversia.

Questo può essere un elemento cui prestare particolare attenzione dal momento in cui, come riportato nelle condizioni di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione” derivanti o connessi a:
fatture elettroniche contenenti dati non accurati, non corretti, in formato diverso da quello previsto, incompleti o di scarsa qualità;
• causa di forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo;
• situazioni al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.

I vantaggi di un programma per fatturazione elettronica professionale

Il valore aggiunto che può fornire un programma per la fatturazione elettronica è quello di poter gestire digitalmente tutto l’iter delle e-fatture, integrandolo con i processi e i gestionali dell’azienda.

Una logica diversa rispetto al prendere in considerazione la fattura elettronica semplicemente come un file XML a sé stante: tale approccio può funzionare, come detto, per realtà molto piccole, ma diventa inefficace per attività e imprese più strutturate

A differenza di quello dell’Agenzia delle Entrate, un software professionale può garantire vantaggi concreti in termini di:
• semplicità di utilizzo e accessibilità da ogni tipo di dispositivo;
• sistema di gestione documentale per monitorare i flussi in entrata e in uscita;
• archiviazione elettronica a norma;
• assistenza dedicata.

Informazioni utili sulla fatturazione elettronica Softing in vigore dal 2019

A partire dal 1° gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica per contribuenti privati titolari di partita IVA e residenti in Italia verso soggetti residenti in Italia (con o senza partita IVA).

L’obbligo della fatturazione elettronica riguarderà tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato italiano, siano essi soggetti IVA o consumatori finali.

Le fatture emesse da Softing Consulting verranno trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI) che provvederà a inviare la nuova fattura al cliente nel nuovo formato XML (con allegata una copia di cortesia in formato PDF), tramite un codice rilasciato da Agenzia delle Entrate o da Centri Servizi accreditati (Codice Destinatario) o tramite un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).

Per ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica e per verificare come essere in regola con la normativa, collegati al sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa cambia per i clienti Softing

Avendo noi aderito al sistema di Fatturazione Elettronica dal 2017, disponiamo già degli indirizzi PEC di tutti i clienti, pertanto non è necessario effettuare nessuna operazione o comunicazione.

Coloro che volessero comunque indicarci variazioni di indirizzo PEC o il proprio Codice Destinatario SDI sul quale inviare le fatture possono farlo compilando il modulo a questa pagina: https://www.soc.it/datife

Informazioni utili

Codice destinatario SDI

Il Codice Destinatario e/o la PEC sono necessari per ricevere fatture elettroniche tramite il sistema interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Se non viene indicato un Codice Destinatario, verrà utilizzata l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata censito o reperito con sistemi automatici per spedire la tua fattura elettronica. Il Codice Destinatario è costituito da un codice alfanumerico di 7 posizioni.

Posta Elettronica Certificata (PEC) destinatario

La posta elettronica certificata (PEC) è necessaria per ricevere la fattura elettronica nella propria casella di posta registrata presso l’Agenzia delle Entrate. Se non fornisci una PEC, la fattura elettronica sarà resa disponibile nella tua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”.

Per i Fornitori

Noi utilizziamo la piattaforma DocEasy. Il nostro indirizzo telematico per le emissioni delle fatture elettroniche è:

J6URRTW

FATTURAZIONE ELETTRONICA – Interruzione servizi SDI e portale “Fatture e corrispettivi” 1 e 2 dicembre 2018

In previsione del consistente incremento del volume di informazioni che dovrà essere gestito dal Sistema di Interscambio per effetto dell’estensione, a partire dal 1° gennaio 2019, dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le operazioni effettuate
tra soggetti residenti e stabiliti, il partner tecnologico Sogei Spa, con nota protocollo n. 34773 del 28 novembre 2018, ha rappresentato la necessità di effettuare interventi sul Sistema di Interscambio che possano garantire, tra l’altro, un miglioramento dei livelli prestazionali in termini di gestione dei picchi di carico e di velocità di accesso ai dati e dei tempi di risposta. Per effettuare tali interventi è indispensabile prevedere un fermo del Sistema di Interscambio e l’indisponibilità dei servizi del portale “Fatture e
Corrispettivi” nell’intera giornata del 1° dicembre 2018 con possibili ripercussioni anche nel 2 dicembre 2018.

Pertanto, come da disposizione della AdE allegata (n. 322169 del 29/11/2018), i servizi in oggetto non saranno operativi l’1 e il 2 dicembre 2018, e sono stati pertanto differiti i termini di invio delle fatture elettroniche a martedì 4 dicembre.

Conseguentemente, anche i servizi DocEasy che fanno uso dello SDI, potranno risentire di un differimento nella consegna delle fatture elettroniche e nella ricezione dei relativi esiti.

In allegato:

 

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Fatturazione Elettronica

DEVI EMETTERE FATTURE ELETTRONICHE E NON HAI UN GESTIONALE?

Abbiamo la soluzione!

Hub Digitale DocEasy E’ IL SERVIZIO ONLINE PER:

  • Gestire la Fatturazione Elettronica Attiva/Passiva tra imprese private (FEPR) e verso la Pubblica Amministrazione (FEPA)
  • Generare il file XML della Fattura tramite Hub Digitale DocEasy
  • Inviare/Ricevere fatture elettroniche tramite Hub Digitale DocEasy
  • Monitorare le Fatture Emesse/Ricevute
  • Condividere il file tramite Hub Digitale DocEasy con il tuo Commercialista
  • Monitorare Entrate e Uscite della tua attività

Hub Digitale DocEasy è il servizio cloud che Alias Consulting (gruppo Ranocchi), in qualità di intermediario qualificato, mette a disposizione per rendere la fatturazione elettronica un’opportunità e semplificare la trasmissione delle fatture attive e la gestione del flusso di quelle passive (B2B).

Con Hub Digitale DocEasy gestisci l’intero ciclo della Fatturazione Elettronica, dall’emissione all’invio nel corretto formato XML, alla ricezione, fino alla conservazione. E se hai un gestionale Ranocchi o NTS, Hub Digitale DocEasy è in grado di integrarsi perfettamente con il tuo software.

Con Hub Digitale DocEasy puoi gestire correttamente:

  • Fatturazione Attiva: La fattura elettronica emessa dal gestionale viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI) attraverso il Hub Digitale DocEasy. La ricezione della fattura elettronica da parte del cliente ti viene notificata attraverso il Hub Digitale DocEasy.
  • Fatturazione Passiva: Per ricevere le fatture elettroniche l’unica cosa che devi fare è comunicare ai tuoi fornitori il codice assegnato dall’Agenzia delle Entrate che identifica DocEasy come intermediario (J6URRTW): tutte le fatture verranno recapitate direttamente al Hub Digitale DocEasy.
  • Conservazione Digitale: La conservazione digitale è il processo che ti permette di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati per evitare le stampe e ridurre i costi connessi alla gestione documentale con la garanzia Alias Consulting, conservatore accreditato AgID.
  • Firma Digitale: La Firma Digitale è l’equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta che garantisce ai documenti informatici le caratteristiche di autenticità, integrità e non ripudiabilità.

I servizi dell’HUB Digitale consentono quindi la gestione tramite un unico strumento dell’intero ciclo di fatturazione attiva e passiva, oltre alla delega delle responsabilità per la conservazione a norma delle fatture per 10 anni a un soggetto terzo.

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