Business File

Ogni documento al suo posto

BusinessFile: archiviazione digitale dei documenti.

L’adozione di Business File permette di raggiungere i seguenti benefici:

risparmio: riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione fisica degli archivi
efficienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei flussi di lavoro
produttività: riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativi
sicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati

Business File diminuisce enormemente i costi di archiviazione e ottimizza la produttività degli operatori, riducendo la ridondanza delle informazioni e i conseguenti errori. Il suo utilizzo aumenta inoltre la sicurezza dei dati, grazie alla possibilità di gestire i documenti su archivi protetti, utilizzabili con credenziali di accesso differenziate.

Business File dispone di numerosi moduli avanzati:

  • Visualizzatore Client/Server (Ricerca e Stampa Documenti): ricerca, visualizzazione, esportazione e stampa dei documenti archiviati.
  • Visualizzatore Web: ricerca e stampa documenti via Internet, con accesso al Client web mediante autenticazione e richiesta di login e password.
  • Firma Digitale e Archiviazione Sostitutiva: apposizione della firma digitale, archiviazione dei file già firmati digitalmente, apposizione della marca temporale in alternativa al riferimento temporale dei file, conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
  • Fattura Elettronica PA: generazione e firma del file XML della fattura elettronica, invio con P.E.C. del file firmato, gestione di notifiche P.E.C. / S.D.I., conservazione del file XML in maniera sostitutiva.
  • Archiviazione Automatica con Barcode: lettura di un codice a barre per attivare l’archiviazione massiva di documenti, sia su file distinti che su un unico archivio, associando i file al documento corrispondente in Business.
  • Workflow Documentale: associa a un fascicolo, creato automaticamente o manualmente, uno schema di workflow, con un flusso di attività, notifiche e-mail in automatico, assegnate agli operatori e relative all’archiviazione di documenti su determinate categorie facoltative o obbligatorie. Tramite pannello di controllo è possibile visualizzare le attività assegnate e l’iter documentale.
  • Terminal Server: per installazioni con MS – Terminal Services e/o Citrix MetaFrame – Citrix XenApp.
  • Integrazione con DocEasy di Alias Group: firma digitale di file con i certificati di Alias Group senza Smart Card personale. Gestione delle notifiche via e-mail e “stato” delle fatture elettroniche inviate. Conservazione di tutte le tipologie di documento (Alias Group assume il ruolo di Responsabile della Conservazione e redige il Manuale della Conservazione Sostitutiva, per tutti i documenti digitali archiviati con DocEasy).
  • Software Development Kit: integrazione di Business File con altri software, integrando le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti (integrabili sia moduli personalizzati di Business sia altri software). Possibilità di richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).

Software progettato per l’archiviazione elettronica dei documenti, consente di gestire (archiviazione, classificazione, fascicolazione, ricerca e condivisione) ogni file, sia in rete locale che tramite internet.

Se integrato con l’ERP Business, permette di catalogare automaticamente i documenti prodotti dal software gestionale. L’integrazione con Business si ottiene con tabelle predefinite e categorie di oggetti/documenti corrispondenti ai tipici documenti di Business (impegni cliente, ordini fornitore, DDT ricevuti ed emessi, fatture immediate, registrazioni di prima nota …).

I documenti elettronici di origine esterna sono selezionabili manualmente e associabili agli oggetti gestionali, mentre, per quelli generati da Business, il programma crea automaticamente documenti PDF e li archivia, con la possibilità di selezionare il report da utilizzare.

Business File è collegabile a scanner, per acquisire ed indicizzare documenti cartacei. Il visualizzatore integrato supporta i più diffusi formati grafici: PDF, TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP. I documenti archiviati, possono essere inviati come allegati di posta elettronica.

 

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