Un software per la fatturazione elettronica serve a gestire digitalmente l’invio e la ricezione delle fatture e ottimizzare i processi ad esse collegati.

Dal primo gennaio 2019 è in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati (B2B).

Imprese e professionisti dovranno passare da un sistema consolidato come finora l’abbiamo conosciuto al nuovo metodo di fatturazione elettronica (e-fattura) attuando un cambiamento radicale, finalizzato non solo alla lotta all’evasione fiscale, ma anche alla semplificazione dei processi aziendali.

La gestione elettronica delle fatture, come quella già in uso verso la Pubblica Amministrazione, dal 1/1/2019 è obbligatoria anche tra privati (B2B): in questo articolo vedremo quali vantaggi possono dare l’impiego di sistemi professionali e cosa li differenziano dai programmi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o di altre software house indipendenti.

Dotarsi di strumenti professionali (software e centri servizi specifici) garantiscono ciò che va oltre la semplice trasformazione di un documento fattura in formato XML: il software ed i centri servizi sono integrati con i gestionali aziendali, permettendo così di automatizzare l’iter della fatturazione e della gestione del ciclo attivo e passivo.

Ma perché pagare un software quando l’Agenzia delle Entrate ne mette a disposizione uno gratuito e accessibile a chiunque?

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per le fatture elettroniche, che si occupa di tutto il processo di creazione, trasmissione e conservazione delle stesse. Occorre però fare i conti con alcune limitazioni. Ne cito due:

Il software dell’Agenzia delle Entrate è adatto per realtà molto piccole, come artigiani, piccoli imprenditori o micro imprese, che inviano o ricevono poche fatture giornalmente.
Alcuni limiti sono:
– manualità delle operazioni;
– mancanza di sistemi di ricerca avanzati;
– impossibilità di conservare allegati più grandi di 5 MB o formati diversi dall’XML;
– difficoltà o impossibilità di integrazione del programma con altri gestionali.

Questo implica un problema di ottimizzazione dei processi per le imprese più organizzate, che dovranno impiegare tempo per la gestione di attività noiose e improduttive che con software e servizi professionali possono essere svolte in modo automatico. Ma la cosa più grave è che

In caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, sia la controparte stessa a conservare digitalmente tutta la documentazione fiscale oggetto della controversia.

Questo può essere un elemento cui prestare particolare attenzione dal momento in cui, come riportato nelle condizioni di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione” derivanti o connessi a:
fatture elettroniche contenenti dati non accurati, non corretti, in formato diverso da quello previsto, incompleti o di scarsa qualità;
• causa di forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo;
• situazioni al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.

I vantaggi di un programma per fatturazione elettronica professionale

Il valore aggiunto che può fornire un programma per la fatturazione elettronica è quello di poter gestire digitalmente tutto l’iter delle e-fatture, integrandolo con i processi e i gestionali dell’azienda.

Una logica diversa rispetto al prendere in considerazione la fattura elettronica semplicemente come un file XML a sé stante: tale approccio può funzionare, come detto, per realtà molto piccole, ma diventa inefficace per attività e imprese più strutturate

A differenza di quello dell’Agenzia delle Entrate, un software professionale può garantire vantaggi concreti in termini di:
• semplicità di utilizzo e accessibilità da ogni tipo di dispositivo;
• sistema di gestione documentale per monitorare i flussi in entrata e in uscita;
• archiviazione elettronica a norma;
• assistenza dedicata.

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