La macchina si è messa in moto! Ho ancora timore per quello che mi accingo a fare perchè cambiare abitudini costruite in 20 anni non è facile, stravolgere metodi e processi più o meno consolidati (per quanto non definiti su carta) e soprattutto non sapere a cosa andremo incontro e se “il gioco vale la candela” mi fa dubitare spesso sulla mia volontà di voler cambiare a tutti i costi. Ma tant’è, ormai ho deciso e come ho fatto più volte nel corso della mia vita, presa una decisione non si torna indietro!
Voglio usare questo blog per tenere una traccia cronologica di questa esperienza in modo da poter ricordare velocemente i passaggi chiave e ripercorrere in futuro cosa è stato fatto e ripensare a cosa avrei dovuto fare. Inoltre spero che chi ha voglia e tempo possa darmi dei suggerimenti se si accorge che sto andando fuori strada, e magari possa servire a qualcuno che ha voglia di intraprendere la stessa avventura!
Posterò con cadenza non fissa, con l’impegno di un aggiornamento al mese, almeno fino a quando non riuscirò a scrivere con tutte e due le mani in modo fluido e senza fatica.
Da ieri sono in ferie e posso dedicarmi a leggere qualcosa di interessante e meditare su cosa fare al rientro, la prossima settimana. Intanto vi dico cosa ho fatto finora:
Gennaio 2011
- Scoperta della filosofia e metodologia lean (un grazie anche e soprattutto a Dragan Bosnjak e alla chiarezza del suo Encob blog)
- Consapevolezza sul fatto che in fondo ho sempre usato il lean pur non sapendo cosa fosse!! Forse per questo mi piace e ho deciso di adottarlo! Noi ci occupiamo di software e ho sempre usato le metodologie di sviluppo agile perchè erano quelle che meglio si adattavano al mio modo di pensare. Poi ho letto il Manifesto Agile: praticamente quello che ho sempre fatto!
Febbraio – Maggio 2011
- Studio dei principi del lean in generale e revisione critica costante sulla fattibilità di implementazione degli stessi in una piccola azienda di software e servizi, in particolare sul reale ed effettivo miglioramento che ne dovrebbe conseguire
Giugno 2011
- Decisione formalizzata e proposta ai collaboratori con presentazione e sondaggio (esito 100% ok)
- Studio e revisione di mission, vision e obiettivi aziendali (tuttora in corso..)
- Mappatura degli schemi aziendali con un software free di mappe mentali
- Revisione delle strutture delle cartelle dei nostri file server per adattarli ad una suddivisione logica funzionale più adatta alla gestione per processi che a quella per funzioni
Luglio 2011
- Condivisione a gocce, durante “le normali attività quotidiane”, delle pratiche lean che dovremo implementare ovunque, in qualsiasi settore e su qualsiasi argomento.
- Primi tentativi di approccio pratico alla materia con piccoli esempi:
- Kaizen 1: mettere della carta gommata sulle prese di rete non collegate agli switch per evitare di far perdere tempo a un sistemista per verificare le configurazioni di una stampante di rete perchè qualcuno aveva inavvertitamente spostato il connettore da una presa ad un’altra!
- Kaizen 2: impostazione insieme con la nostra contabile di un primo dashboard riepilogativo contabile contenente i dati importanti (quelli che significano veramente qualcosa, quelli che “danno valore”, e non quelli fiscali estratti dal bilancio) e stabilendo una tempistica di aggiornamento fissa mensile, con eliminazione degli n modelli excel duplicati esistenti in azienda, tutti con informazioni e formattazione diversa, con redazione di una check list per la standardizzazione dei dati da includere nel modello. Il modello excel verrà sottoposto ad un ciclo PDCA per automatizzare il più possibile l’ottenimento dei dati a partire dai gestionali e far confluire le informazioni in un modello di business intelligence realizzato con Qlikview.
- Kaizen 3 : Ridefinizione del processo interno per la distribuzione degli aggiornamenti software ai clienti: è stato modificato il sistema di acquisizione, tracciamento, controllo interno e delivery modificando la procedura verbale finora in uso, apportate le modifiche al nostro software interno di gestione e delivery, redatto e condiviso il diagramma di processo con un software free di business process management, incaricato un responsabile di processo, impostato un database per tracciare il tempo di elaborazione e delivery degli aggiornamenti.
Agosto 2011
- Kaizen 4: Impostazione di un processo per l’archiviazione ottica e l’eliminazione fisica di tutti i documenti fiscali che hanno superato il limite dei 10 anni di conservazione.
Visto che l’obbligo fiscale di conservazione era terminato avrei potuto distruggere tutto senza pensarci, però mi dispiaceva buttare via gli elementi di ricordo della nostra storia ma non volevo neanche mantenere oltre tutti quei faldoni inutili, che “sprecavano” spazio e non servivano più a niente. Ho deciso allora di archiviarli elettronicamente in formato pdf per tipo e per anno prima di distruggerli. E poichè è un processo che deve essere eseguito ogni anno ne ho voluto fare una procedura.
Dopo il recupero dagli spazi di storage fisici (il soppalco del mio garage!) si era partiti con l’acquisizione di tutti i documenti di una categoria (tutte le ft di acquisto dal 1983 in avanti, poi le ft di vendita e così via). Poi mi sono reso conto che non era lean (non avevamo definito un ciclo che si potesse ripetere ogni anno, non stavamo misurando gli spazi che si risparmiavano, il tempo necessario per la scansione ed il controllo dei pdf generati, il numero dei faldoni distrutti, ecc.
Allora ho fermato la collaboratrice ed ho colto l’occasione per ridare vita alla lavagna che usavamo come bacheca. Cancellato tutto, disegnate 3 sezioni “Da fare”, “in Corso”, “Completato”, ritrovati i post-it che non utilizzavamo più da anni e descritte sui post-it le fasi del processo da eseguire:
- Selezione faldoni per anno/tipologia
- preparazione documenti (despillatura, allineamento, ecc.)
- Scansione ft acq
- scansione ft ven
- scansione ordini, ….
- controllo qualità pdf acquisiti
- spunta con i registri iva per verifica numerazione
- registrazione dati su foglio excel (nr doc, nr faldoni, tempo impiegato per completare un anno, ecc.
- eliminazione fisica documenti con 8 strappi per foglio (in attesa di acquistare un tritadocumenti!)
- posizionamento sulla lavagna dei post-it nella colonna corretta, spiegando come muovere i post-it ad ogni cambio fase.
Ho chiesto alla collaboratrice se aveva capito e che lavoro avrebbe dovuto fare dopo che io fossi andato via: ha detto di sì ed è rimasta sorpresa dalla semplicità del sistema!Abbiamo deciso di eseguire un anno alla volta e misurare i tempi di scansione ad ogni anno, in modo da verificare ad ogni ciclo se tutto è ok o se possiamo fare meglio. Alla fine ci troveremo con una procedura testata 18 volte, descritta, affidabile e ripetibile ogni anno quando servirà!
Per ora è tutto, vado a dormire. Buon Ferragosto.
